کاتالوگ آموزش کار با گوشی تلفن سانترال پاناسونیک KX-T7730 (مخصوص منشی-کاربر)

پاناسونیک به خاطر ارائه سیستم های ارتباطی کارآمد و با کیفیت جایگاه بسیار مهمی در ادارات ،شرکتها و اماکن تجاری پیدا کرده است.از این رو بر آن شدیم تا یک سری آموزش آسان و کار آمد در قالب کاتالوک برای نحوه استفاده و بهره برداری از این سیستم های سانترال ارائه کنیم تا بتوانیم شما کاربران عزیز را در عملکرد امکانات بالقوه این سیستم ها یاری رسانیم.

در این مقاله به آموزش کار با گوشی اپراتوری مدل KX-T7730 می پردازیم که حداقل نیاز یک سیستم سانترال سری TE (سیستم های کم ظرفیت -برای کسب کار کوچک و متوسط) برای راه اندازی و بهره برداری است.معمولا منشی شرکت ها و دیگر کاربران این تلفن سانترال از امکانات بسیار جالب این گوشی اطلاع کامل ندارند و یا حتی در بهره برداری از ویژگی های بسیار ساده و پیش پا افتاده این تلفن دچار مشکل هستند.ما اینجا سعی کردیم از ابتدایی ترین و ساده ترین عملکرد های این تلفن سانترال تا دیگر امکانات و عملکردهای پیشرفته آن را مطرح کنیم تا یک منبع خوب و استاندارد برای آموزش کاربران این تلفن سانترال ،به خصوص منشی ها باشد.ضمنا شما میتوانید فایل PDF این کاتالوگ  را در صفحه تلفن سانترال 7730 پاناسونیک ،در تب دانلود و آموزش پیدا کنید.

 

آشنایی با محل دکمه های دستگاه تلفن سانترال KX-T7730

PROGRAM  -1: مورد استفاده برای ورود و خروج محیط برنامه ریزی

2-  (CONF (Conference : مورد استفاده برای مکالمه چند نفره

3-  INTERCOM : مورد استفاده برای  ساخت و یا دریافت مکالمه داخلی

4-  (FWD/DND (Call Forwarding/Do NotDisturb: مورد استفاده برای انجام ارسال تماس بگیرید و یا مزاحم نشوید

5-  FLASH/RECALL : استفاده می شود برای قطع تماس و تماس دیگر بدون گذاشت گوشی دستی روی بیس

6-  (AUTO ANS (Auto Answer  : پاسخ گویی خوکار برای استفاده در ارتباط داخلی (Intercom)

MUTE : مورد استفاده برای بی صدا کردن میکروفون در طول مکالمه ،درحالی که صدای طرف مکالمه شنیده میشود

7-  AUTO DIAL/STORE : سرعت شماره گیری و یا ذخیره سازی تغییرات برنامه مورد استفاده قرار می گیرد

8-  TRANSFER : مورد استفاده برای انتقال یک تماس   به شخص دیگری

9-  REDIAL : مورد استفاده برای شماره گیری مجدد آخرین شماره گرفته شده

10-  HOLD :  با فشار دادن این دکمه تماس پشت خط نگه داشته میشود

11-  SP-PHONE : استفاده برای عملیات هندزفری – دست آزاد

12-   NAVIGATOR KEY : مورد استفاده برای تنظیم صدا و صفحه نمایش است و یا آیتم های مورد نظر برای هر تابع

13-  کلیدهای قابل برنامه ریزی برای عملکرد دلخواه با نشانگر نورانی دو رنگ (قرمز – سبز)

14-  PAUSE : برای ایجاد وقفه در شماره گیری

15-  MESSAGE : برای گذاشتن پیغام انتظار یا پاسخگویی به پیغام کاربرد دارد

16-  Message/Ringer Lamp : نشانگر نورانی تماس و پیغام جدید

 

نحوه برقراری تماس (تماس داخلی – تماس شهری)

منظور از دکمه CO در تماس شهری دکمه خط شهری مورد نظر است.

در این مورد لازم به توضیح است:اگر چراغ دکمه Intercom روشن باشد عملکرد دستگاه به شکل بالا خواهد بود و اگر خاموش باشد با برداشتن گوشی آخرین خط شهری متصل به دستگاه اتوماتیک آزاد شده و شما فقط کافیست شماره مقصد را بگیرید و برای برقراری تماس داخلی گوشی را بردارید دکمه Intercom  را بزنید و شماره داخلی مورد نظررا بگیرید .

 

تکرار آخرین شماره گرفته شده

در این حالت شماره مورد نظر یک بار تکرار خواهد شد ولی اگر دکمه SP-PHONE را بزنید و بعد دکمه REDIAL را بزنید تا برقراری تماس تلفن شماره مورد نظر را تکرار خواهد کرد مثلا اگر روی اسپیکر دکمه REDIAL  زدید و خط مورد نظر مشغول بود تلفت اتوماتیک دوباره خط مورد نظر را با یک وقفه خواهد گرفت تا نهایتا تماس برقرار شود.

 

برقراری تماس با فشار دادن یک دکمه :

که در آن دکمه CO ،دکمه مورد نظر برای سپردن حافظه است.برای شماره گیری با یک دکمه از هر دکمه CO فقط برای یک شماره میتوان استفاده کرد.

 

 

تماس با اپراتور :

برای تماس با اپراتور کافیست از هر داخلی گوشی تلفن را بردارید و دکمه 0 را فشار دهید (در بعضی از سیستم ها دکمه 9 برای اپراتور تعیین شده)

 

 

برقراری تماس سریع (شخصی – سیستم) :

این عملکرد امکان برقراری تماس سریع با زدن چند دکمه را فراهم میکند -منظور از شخصی شماره هایی است که فقط در حافظه خود تلفن شما ذخیره میشود -منظور از سیستم حافظه هایی که در کل سیستم ذخیره شده و همه داخلی ها به آن دست رسی دارند.

 

 پاسخگویی بدون دخالت دست :

این عملکرد که با زدن دکمه Auto ANS  و روشن شدن چراغ آن فعال می شود امکان پاسخ گویی به شماره های داخلی بدون دخالت دست و به شکل اتوماتیک را می دهد و برای تماسهای شهری  مواثر نیست. ولی برای این گوشی قابلت نصب هدست وجود دارد که با نصب آن مکالمات به صورت دست آزاد صورت می گیرد.

 

جواب دادن به زنگ خوردن یک داخلی دیگر :

با این عملکرد میتوانید بدون ترک کردن میز کار خود به زنگ یک داخلی دیگر جواب دهید .البته میتوان این دست رسی ها را هم محدود کرد.

 

 وقتی داخلی تماس گرفته شده شما اشغال است یا جوابگو نیست :

خیلی وقتها شما با یک داخلی کار دارین ولی تلفنش مشغوله،یا طرف پشت میز نیست ،احتمالا شما هم عجله دارین یا اینکه حوصله بارها تکرار شماره داخلی مورد نظرتون رو ندارین .در این صورت سیستم سانترال پاناسونیک چند امکان و گزینه به شما پیشنهاد میکند:

1-رزرو کردن خط مشغول

به این معنی که به محض اتمام مکالمه داخلی مورد نظر شما با شما تماس گرفته شود و ارتباط به شکل اتوماتیک صورت بگیرد.در این موقع کافیست هنگام پخش بوق اشغال، عدد 6 را شماره گیری کنید و گوشی را بگذارید ،حالا دیگه نیاز نیست نگران چیزی باشید به محض آزاد شدن خط داخلی مورد نظر تلفن شما و تلفن طرف مورد نظرتون با هم زنگ میخوره و با برداشتن گوشی ارتباط برقرار میشه.اگه هم طرف پشت میزش نباشه بعد چند باز زنگ خودن برای شما بوق اشغال پخش میشه باز هم در هنگام پخش بوق اشغال عدد 6 رو بزنید و گوشی را بگذارید و فقط منتظر تماس سیستم هنگام بازگشت کاربر و برقراری ارتباط مورد نظرتون باشید .

شما میتوانید خط شهری را هم رزرو کنید به این معنی که وقتی خط شهری مورد نظر شما مشغول است دکمه خط شهری را بزنید و هنگام پخش بوق اشغال دکمه 6 را بزنید سیستم خط شهری را برای شما رزرو میکند و بعد از آزاد شدن با شما تماس میگیرد.

و برای لغو کردن برنامه رزرو کافیست گوشی را بردارید.

2-فرستادن بوق انتظار برای مکالمه

بدین منظور بعد از گرفتن شماره داخلی و شنیدن بوق اشغال عدد 2 را شماره گیری کنید و منتظر ارتباط باشید و اگر بعد از زدن عدد 2، بوق اشغال شنیدید این بدین معنیست که برنامه بوق انتظار برای داخلی مورد نظرشما فعال نیست.

3-فرستادن پیغام انتظار

برای این کار هنگام پخش بوق اشغال دکمه Message را بزنید و گوشی را بگذارید .حال چراغ هشدار گوشی تلفن مورد نظر شما نشان دهنده یک پیغام خواهد بود و کاربر کافیست با زدن دکمه Message با شما که قبلا پیغام گذاشته اید ارتباط برقرار کند.

4-ورود به خط در حال مکالمه

5-گوش دادن به مکالمه یک داخلی و …..

 

برای هولد (HOLD)  کردن :

ممکن است در بعضی مواقع نیاز باشد طرف مکالمه هولد شود یا پشت خط نگه داشته شود تا شما با داخلی خود تماس دیگری را جواب دهید یا چیزی را چک کنید و یا حتی با یک داخلی دیگر مکالمه خود را ادامه دهید.

هولد عمومی : در این حالت وقتی شما مکالمه ای را هولد میکنید امکان دست رسی دیگر داخلی ها به مکالمه شما وجود دارد .برای هولد کردن عمومی کافیست هنگام مکالمه دکمه هولد را بزنید و گوشی تلفن را بگذارید .برای برگشت دوباره به مکالمه میتوانید از داخلی خود یا یک داخلی دیگر با زدن دکمه خط شهری هولد شده که چشمک میزند به مکالمه برگردید.

هولد خصوصی: در این نوع هولد امکان دست رسی دیگر داخلی ها به مکالمه هولد شده شما صلب میشود و فقط داخلی شما امکان برگشت به مکالمه را خواهد داشت.بدین منظور هنگام مکالمه دکمه هولد را فشار دهید پس از شنیدن بوق تایید دکمه هولد را دوباره فشار دهید و سپس گوشی را بگذارید.

 

برای انتقال یک مکالمه :

بعضی وقتها ممکن است به اشتباه با داخلی شما تماس گرفته باشند یا بخواهید ادامه مکالمه را به یک داخلی دیگر بسپارید یا اینکه به عنوان منشی شخص پشت خط را به داخلی مورد نظرش وصل کنید .برای انتقال به شکل زیر عمل میکنید:

برای انتقال به یک داخلی دیگر هنگام مکالمه دکمه TRANSFER  را فشار دهید و شماره داخلی خود را بگیرید یا اینکه دکمه DSS داخلی مورد نظرتان را فشار دهید.و اگر از انتقال مکالمه پشیمان شدید دکمه خط در حال مکالمه را فشار دهید.

و برای انتقال به یک خط شهری ،دکمه TRANSFER  را فشار دهید و یک خط شهری را انتخاب کنید، شماره مورد نظرتان را بگیرید و برای دادن ارتباط گوشی را بگذارید (البته این امکان باید برای داخلی فعال باشد)

 

برای کنفرانس سه نفره :

گاهی وقتها برای دادن خدمات بهتر نیاز است سه نفر در سه جای مختلف بتوانند همزمان با هم مکالمه داشته باشند که به آن کنفرانس سه نفره میگویند.در این حالت به شکل زیر عمل میکنید:

در زمان مکالمه با نفر اول با زدن دکمه کنفرانس ،نفر اول هولد خواهد شد برای تماس خارجی یک خط شهری انتخاب کنید و شماره طرف سوم را بگیرید و برای تماس داخلی (یکی از داخلی ها)فقط شماره داخلی را شماره گیری کنید .پس از برداشتن گوشی تلفن توسط نفر سوم میتوانید او را در جریان مکالمه و کنفرانس قرار دهید و حال با زدن دکمه کنفرانس ارتباط سه نفره شما برقرار خواهد شد.

برای خارج کردن یکی از طرفین مکالمه از کنفرانس کافیست دکمه co یا همان خط شهری که با آن تماس گرفته اید را فشار دهید و برای قطع داخلی دکمه INTERCOM را فشار دهید.البته حالت کنفرانس تلفن سانترال مورد نظر آپشن های متنوع دیگری همچون کنفرانس 5 نفره و … هم دارد.

 

ترک کردن میز کار-انتقال یک تماس :

بعضا شما میز کار خود را به دلایل مختلف ترک میکنید ولی نمیخواهید تماسی را از دهید .در این حالت سیستم سانترال پاناسونیک شما راه حل هایی برای شما دارد:

1-“انتقال تمام تماسها” یا “وقتی داخلی مشغول بود” یا “وقتی داخلی جواب نداد” و یا حتی فرستادن مکالمات به یک خط شهری بیرونی! و اگر حتی فراموش کرده باشید تماسهای خود را منتقل کنید میتوانید این عملیات را در داخلی مقصد انجام دهید و …

بدبن منظور به شکل زیر عمل کنید:

 

2-نشان دادن یک پیغام روی صفحه تلفن داخلی که شما را گرفته است.

در این حالت وقتی یک داخلی با شما تماس میگیرد پیغام مورد نظرتان روی صفحه نمایش تلفن داخلی او به نمایش در می آید .

پیغامها بر اساس کدشان عبارتند از:

• 1- Will Return Soon (زود بر میگردم) – کد پیغام : 1
• 2 – Gone Home (رفتم خونه) – کد پیغام : 2
• 3- %%At Extension (من داخلی %% هستم ) – کد پیغام : 3
• 6- In The Meeting ( در جلسه هستم ) – کد پیغام : 6

 

 مزاحم نشوید (DND (Do Not Disturb :

این حالت وقتی جلسه دارید یا اینکه نمیخواهید هیچ تماس ورودی داشته باشید به دردتان میخورد.

 

داخلی خود را قفل کنید :

در مواردی که نمیخواهید کسی از داخلی شما استفاده کند یا زمانی که داخلی شما در یک مکان پر تردد است میتوانید از این عملکرد تلفن سانترال خود بهره ببرید.

به یاد داشته باشید رمز قفلتان باید 4 رقم باشد و از کارکترهای * و # هم نمتوانید استفاده کنید.

هنگام قفل کردن امکان تماس با خط شهری و دسترسی به اطلاعات گزارشی صلب میشود.و اگر رمز خود را فراموش کرده باشید به مدیر سیستم سانترال خود مراجعه کنید.

 

 پیج کردن :

پیج کردن هم یکی از عملکرد های جالب سانترال پاناسونیک است که در آن میتوانید از تلفن سانترال خود به عنوان یک پیجر استفاده کنید.شاید با یک مثال توضیح بهتر داده شود،مثلا شما یک داخلی در انبار شرکت دارین و در آنجا چند نفر کار میکنند و دستشان بند است و شما نمیخواهید مزحم کار آنها شوید و فقط میخواهید یک پیغام به آن ها بدهید یا کس خاصی را صدا کنید با پیج کردن به شکل زیر ،تلفن داخلی موجود در انبار تبدیل به یک بلند گو شده و تلفن شما تبدیل به میکروفن ، حالا میتوانید صحبت کنید بدون اینکه کسی گوشی را در انبار بردارد همه صدای شما را در انبار خواهند شنید .البته این عملکرد آپشن ها و گزینه های بسیاری دارد که در این مجال نمیگنجد.

 

 

تنظیمات :